Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.° 1024/2012.
Nota: Esta norma tiene por objeto (art. 1) establecer una sistema de exención de la legalización o trámite similar, y de simplificación de otros trámites para determinados documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado miembro que deban presentarse a las autoridades de otro Estado miembro. Igualmente, establece impresos estándar multilingües para que se utilicen como ayuda a la traducción adjuntos a los documentos públicos relativos al nacimiento, al hecho que una persona está viva, a la defunción, al matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), a la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), al domicilio o la residencia y a la ausencia de antecedentes penales.
En relación con su ámbito material de aplicación (art.2), el Reglamento se aplica a los documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado miembro de conformidad con su Derecho nacional que han de ser presentados a las autoridades de otro Estado miembro y cuyo principal objetivo es establecer uno o más de los siguientes hechos: el nacimiento; que una persona está viva; la defunción; el nombre; el matrimonio, incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil; el divorcio, la separación judicial y la anulación del matrimonio; la unión de hecho registrada, incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada; la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada; la filiación; la adopción; el domicilio o la residencia; la nacionalidad; la ausencia de antecedentes penales, siempre que los documentos públicos al respecto sean expedidos a un ciudadano de la Unión por las autoridades del Estado miembro del que tiene la nacionalidad.
También es aplicable a los documentos públicos cuya presentación pueda exigirse a los ciudadanos de la Unión que residen en un Estado miembro del que no son nacionales cuando deseen ejercer su derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones al Parlamento Europeo o en elecciones municipales en su Estado miembro de residencia.
Paralelamente, no se aplica a los documentos públicos expedidos por autoridades de países terceros, o a las copias certificadas de los documentos anteriores realizadas por las autoridades de un Estado miembro. Tampoco es aplicable al reconocimiento en un Estado miembro de los efectos jurídicos relativos al contenido de los documentos públicos expedidos por las autoridades de otro Estado miembro.
El principio general es que los documentos públicos a los que se aplica el Reglamento y sus copias certificadas están exentos de toda forma de legalización y trámite similar (art. 4). Cuando se exija la presentación del original de un documento público expedido por las autoridades de otro Estado miembro, las autoridades del Estado miembro en el que se presente el documento público no exigirán también la presentación de una copia certificada de este. Cuando un Estado miembro permita la presentación de una copia certificada, las autoridades de dicho Estado miembro aceptarán una copia certificada realizada en otro Estado miembro (art. 5).
De acuerdo con el art. 6, no se exigirá una traducción cuando el documento público esté redactado en la lengua oficial del Estado miembro en el que se presente el documento o, si dicho Estado tiene varias lenguas oficiales, en la lengua oficial o en una de las lenguas oficiales del lugar en el que se presente el documento, o en cualquier otra lengua que ese Estado miembro haya aceptado expresamente; o cuando un documento público relativo al nacimiento, al hecho de que una persona está viva, a la defunción, al matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), a la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), al domicilio o la residencia, o a la ausencia de antecedentes penales vaya acompañado, de conformidad con las condiciones establecidas en el Reglamento, de un impreso estándar multilingüe, siempre que la autoridad a la que se presente dicho documento considere que la información incluida en el impreso es suficiente para tramitar el documento público.
En todos los Estados miembros se aceptará una traducción jurada realizada por una persona habilitada para ello en virtud del Derecho de un Estado miembro.
Por lo que se refiere a los impresos estándar multilingües, el art. 7 establece que los documentos públicos relativos al nacimiento, al hecho de que una persona está viva, a la defunción, al matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), a la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), al domicilio o la residencia y a la ausencia de antecedentes penales, que comuniquen los Estados miembros de conformidad con el art. 24.1.c), irán acompañados, a instancia de la persona que tenga derecho a obtener el documento público, de un impreso estándar multilingüe establecido de conformidad con el Reglamento. Estos impresos será expedidos por una autoridad y llevarán la fecha de expedición y la firma y, en su caso, el sello o timbre de la autoridad expedidora.
Los impresos estándar multilingües se adjuntarán a los documentos públicos, se utilizarán como ayuda a la traducción y no tendrán valor jurídico autónomo (art. 8.1). Tampoco constituirán extractos de actas del registro civil; ni copias literales de actas del registro civil; ni extractos plurilingües de actas del registro civil; ni extractos plurilingües y codificados de actas del registro civil, ni certificaciones plurilingües y codificadas de actas del registro civil (art. 8.2). Estos impresos estándar multilingües solo podrán utilizarse en un Estado miembro distinto del Estado miembro de expedición (art. 8.3).
El Reglamento se ocupa también de diversos aspectos relacionados con estos impresos estándar multilingües: su contenido (art. 9); lengua de expedición (art. 10); tasas para su obtención, que no puede superar el coste de producción de impreso o el del documento público al que se adjunta el impreso si su coste de producción es inferior (art. 11); y sus versiones electrónicas (art. 12).
En relación con la solicitud de información y la cooperación administrativa entre Estados miembros, el art. 13 establece la utilización del Sistema de Información del Mercado Interior (IMI) establecido por el Reglamento (UE) nº 1024/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, relativo a la cooperación administrativa a través del Sistema de Información del Mercado Interior y por el que se deroga la Decisión 2008/49/CE de la Comisión (Reglamento IMI) a efectos de lo dispuesto en los art. 14 (solicitud de información en caso de duda razonable) y 16 (funciones de las autoridades centrales) y en el art.22, aps. 1 y 2 (información sobre las autoridades centrales y datos de contacto).
A los efectos del Reglamento, cada Estado miembro designará al menos una autoridad central (art. 15.1), que tendrán las funciones recogidas en el art. 16.
Por lo que se refiere a las relaciones del Reglamento con otras normas de la UE (art. 17), el Reglamento se entenderá sin perjuicio de la aplicación de otras disposiciones del Derecho de la Unión en materia de legalización, trámite similar, u otros trámites, y las complementará; de la aplicación del Derecho de la Unión sobre firmas electrónicas e identificación electrónica; y del uso de otros sistemas de cooperación administrativa establecidos por el Derecho de la Unión que contemplen el intercambio de información entre Estados miembros en ámbitos específicos.
En relación con los convenios y acuerdos internacionales, el art. 18 establece que el Reglamento se entenderá sin perjuicio de la aplicación de los convenios internacionales de los que sean parte uno o más Estados miembros en el momento de la adopción del presente Reglamento y que se refieran a materias reguladas por este (art. 18.1). No obstante lo anterior, el Reglamento, en lo que respecta a las cuestiones a las que se aplica y en la medida en que este lo disponga, primará sobre lo dispuesto en acuerdos y disposiciones bilaterales o multilaterales adoptados por los Estados miembros, en las relaciones entre los Estados miembros que participen en tales acuerdos o disposiciones (art. 18.2). El Reglamento no impedirá a los Estados miembros negociar, adoptar, modificar ni aplicar acuerdos y disposiciones internacionales con países terceros, ni adherirse a ellos, en materia de legalización o trámite similar de los documentos públicos sobre cuestiones contempladas en el presente Reglamento que expidan las autoridades de los Estados miembros o de países terceros para su uso en las relaciones entre los Estados miembros y los países terceros de que se trate. Tampoco impedirá a los Estados miembros decidir sobre la aceptación de la adhesión de nuevas partes contratantes a dichos acuerdos y disposiciones en los que participen o puedan decidir participar uno o varios Estados miembros (art. 18.4).
El presente Reglamento entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el DOUE (art. 27.1) y, con carácter general, será aplicable a partir del 16 de febrero de 2019 (art. 27.2).
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